有實用價值的活動總結(jié)摘要應(yīng)該包括下述內(nèi)容:

1.公司與活動的戰(zhàn)略目標以及實現(xiàn)這些標的戰(zhàn)略設(shè)計與策劃方案。

2.公司與活動的投資回報

活動從策劃到運作再到執(zhí)行的過程中，你要全程記錄相關(guān)的信息，這些信息在將來撰寫活動總結(jié)時都能用得上，這樣你就不需要等活動結(jié)束憑著印象來進行總結(jié)。較為實用的做法是讓客戶經(jīng)理以及一線員工記工作日志，以要點的形式列出重要問題，其中包括修改的成本計算、一切有爭議的地方、增加的項目以及大范圍的改動。圖片形式的記錄也十分可取。在記錄圖片式工作日志方面，寶麗萊超便攜數(shù)碼相片打印機是十分有用的活動策劃工具。這種打印機極易攜帶，可以將具有藍牙功能的手機上的圖片以及有USB連線的數(shù)碼相機內(nèi)的圖片立即打印出來。打印機使用特制的相紙，因而無須墨盒，相片的尺寸為2x3 英寸，相片背面有不干膠。相片背部的設(shè)計使其可以像貼紙一樣粘貼在工作日志上。例如，如果你在進行活動會場的實地考察時，碰巧發(fā)現(xiàn)了一處進駐會場需要注意的問題，你可以迅速將其拍照、打印下來，貼在工作日志上，并記錄物流方面的注意事項，這對于將來進人會場進行安裝操作十分有幫助，可以將其列入活動總結(jié)中值得關(guān)注的問題，以作為將來在同一個會場舉辦活動時參考之用。

每天都要向會議服務(wù)部經(jīng)理詢問當天用餐的實阿人數(shù)以及酒店客房實際使用量的情況，其中包括確認會享用服務(wù)以及付費的實際客人數(shù)，并將其保存在檔案中，以備將來總結(jié)報告之需。

活動策劃公司或供應(yīng)南內(nèi)部參考使用的活動總結(jié)以及提供給客戶的執(zhí)行總結(jié)應(yīng)該包含不同的內(nèi)容。例如，活動策劃公司的工作總結(jié)應(yīng)該可以在未來進行的業(yè)務(wù)工作方面提供幫助，也可以在今后和不同的客戶打交道時，以及使用同樣的設(shè)施或某些同樣的活動元素時，對更深人地了解活動會場、供應(yīng)南、產(chǎn)品等提供幫助，并且在完善下一次活動策劃方面提供意見。這屬于僅供內(nèi)部參考的資料，進行存檔以備未來之需。內(nèi)部報告必須保留合同、時間推進表、會議最終的詳細計劃要求與變動以及其他材料的樣本。此外，該報告還應(yīng)該包括活動進展情況的資料以及關(guān)于到場人數(shù)、意見反饋、對未來活動策劃與執(zhí)行會有重要價值的細節(jié)問題的記錄。

提交給客戶的工作報告應(yīng)該采取執(zhí)行總結(jié)的形式。在活動結(jié)束后，客戶自己也要撰寫僅供內(nèi)部參考的工作總結(jié)，而你提交的報告只是他們工作總結(jié)的補充，因此你的報告應(yīng)該簡潔明了、便于復印、便于客戶的股東了解情況。向客戶咨詢其股東想要了解活動哪些方面的內(nèi)容，以確保相關(guān)方面的數(shù)據(jù)與資料從一開始就受到關(guān)注。確保所有財務(wù)文件都有備份。報告該包括公司與活動目標的最終實現(xiàn)結(jié)果以及活動重點。盡量使溝通過程簡化，雙方溝通的內(nèi)容應(yīng)該包括合同金額與最后實際開支的對比、視覺效果重點以及活動項目的調(diào)查結(jié)果。

活動結(jié)束之后召開內(nèi)部匯報會議，以確保為公司與客戶提供的活動總結(jié)報告中沒有遺漏任何重要內(nèi)容。要記住，開會的目的是吸收經(jīng)驗、學習進取，而不是妄加評判。會議的重點應(yīng)該是在那些方面取得了成功，哪些方面有待改進以及要采取哪些行動。參加會議的人員應(yīng)該包括全體策劃人員、外勤人員以及活動會場工作人員。盡量使匯報條理清聽、重點突出，避免情緒化。盡量控制會議時間不超過一小時。

活動結(jié)束之后，你通常要親自向客戶進行工作匯報、但如果舉辦的是小型會議，也可以僅提交執(zhí)行總結(jié)供客戶參閱。要預先了解客戶所關(guān)注的方面，這樣報告才能做到有的放矢。活動的最終執(zhí)行總結(jié)匯報可能會導致未來業(yè)務(wù)的終止，也可能會促進合作的發(fā)展。匯報工作應(yīng)該在結(jié)賬的同時進行。由于該報告屬于商業(yè)文件，因此在撰寫與匯報要盡量專業(yè)與嚴謹。

活動總結(jié)報告對客戶與策劃公司而言都是十分重要的活動策劃工具。