展會項目立項策劃

在確定了展會的目標、題材以及主題之后，就可以進行展會項目立項策劃了。所謂展會項目立項策劃，就是根據(jù)掌握的各種信息，對即將舉辦的展會的有關事宜進行初步規(guī)劃，設計出展會的基本框架。

以展覽為例;其項目立項策劃的主要內(nèi)容包括: 展會的名稱和地點、辦展機構(gòu)、展品范圍、辦展時間、展會規(guī)模、展會定位、參展計劃、招展策劃、宣傳推廣和招商策劃、展會進度計劃、現(xiàn)場管理計劃、相關活動計劃等。以下就其中較重要的幾項來加以說明。

一、展會的名稱和地點

展會的名稱一般包括三個方面的內(nèi)容,即基本部分、限定部分與行業(yè)標識。例如，“第二十一屆上海國際廣告技術(shù)設備展覽會”，其基本部分是“展覽會”,限定部分是“第二十一屆”和“上海國際”，行業(yè)標識是“廣告”。

基本部分，用來表明展覽會的性質(zhì)和特征。常用詞有展覽會、博覽會、展銷會、交易會和節(jié)等。

一般來說，展覽會是以貿(mào)易和展示宣傳為主要目的的展會專業(yè)性較強，展覽現(xiàn)場

一般不準零售:博覽會是指以展示宣傳和貿(mào)易為主要目的的展會，展覽的題材多面廣泛，專業(yè)性不強。展覽現(xiàn)場一般也不準零售展銷會是指以現(xiàn)場零售為主要目的的展會;交易會和“節(jié)”的含義較廣，同時具有展覽會、博覽會、展銷會三者的含義。

值得指出的是，盡管以上不同類型展會的功能有所區(qū)別，但在實際操作中，有混用的現(xiàn)象，都用來表示展會。

限定部分: 用來說明展會舉辦的時間、地點和展會的性質(zhì)。常用的時間表示法有“屆”、“年”和“季”等，如“第八屆中國北京國際科技產(chǎn)業(yè)博覽會”限定部分是“第八屆”和“中國北京國際”。

行業(yè)標識: 用來表明展覽題材和展品范圍。行業(yè)標識通常是一個產(chǎn)業(yè)的名稱,或者是個產(chǎn)業(yè)中的某個產(chǎn)品大類。

例如，“第六屆中國國際機械工業(yè)展覽會”其行業(yè)標識是“機械工業(yè)”。

如何選擇展會的舉辦地?

策劃選擇限會的舉辦地點，但括兩個方面的內(nèi)容，一是展會在什么地方舉辦，二是展會在哪個展館舉辦。

展會選擇在什么地點舉辦，是與展會的展覽題材、展會的性質(zhì)和展會的定位分不開的。一般的選址總是在交通便利和較重要的經(jīng)濟中心。國際性的展會一般應在對外交通和海關比較便利的地方舉辦，這樣可以方便海外企業(yè)參展和觀眾參觀。

在具體選擇展館時，還要綜合考慮使用展館成本的大小如何、展期安排是否符合自己的要求，以及展館本身的設施和服務水平等因素。

二、辦展機構(gòu)

辦展機構(gòu)是指負責展會的組織、策劃、招展和招商等事宜的有關單位，可以是企業(yè)、行業(yè)協(xié)會、政府部門和新聞媒體等。一個展覽會的辦展機構(gòu)一般有以下幾種: 主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位、支持單位等。

主辦單位: 擁有展會,并對展會承擔主要法律責任的辦展單位。主辦單位在法律上擁有展會的所有權(quán)。例如,“上海國際工業(yè)博覽會”其主辦單位由國家發(fā)展改革委員會、商務部、科學技術(shù)部、信息產(chǎn)業(yè)部、教育部、中國科學院、中國工程院以及上海市人民政府等多家單位組成。

承辦單位，直接負責展會的策劃。組織，操作與管理，并對展會承相主要財務責任的辦展單位。承辦單位是辦展機構(gòu)中較為核心的單位。例如“第十屆大連國際汽車工業(yè)展覽會”其承單位由中國國際貿(mào)易促進委員會大連分會、中國際貿(mào)易促進委員會代車行業(yè)分會。中國汽車工業(yè)協(xié)會、中國汽車工業(yè)進出口總公司，大連保稅區(qū)管理委員會等單位組成。

協(xié)外單位，協(xié)助主辦或承辦單位負責展會的策劃、組織、操作與管理，部分地承擔展會的物展、招商和宣傳推廣工作的辦展單位。

支持單位，對展會主辦或承辦單位的展會策劃、組織、操作與管理，或者是招展，招商和宣傳推廣等工作起支持作用的辦展單位。

對于一個展覽會來說，主辦單位和承辦單位是最為核心和最為重要的辦展機構(gòu)，是必不可少的。協(xié)辦單位與支持單位可視展會的實際需要來定。

三、辦展時間

會展時間策劃主要解決好三個問題:一是什么時間為最佳辦展期; 二是展期多長合適;三是展覽周期問題。

1、展覽時間的確定

要掌握市場對目標展品需求的季節(jié)變化，選擇適當?shù)臅r間辦展。例如，市場對服裝這一產(chǎn)品需求的季節(jié)性變化很大，服裝展就必須充分考慮這一情況;又如，高校畢業(yè)生人才洽談會，應當充分考慮用人單位的需求和高校學生的畢業(yè)時間因素。

2、展期的確定

般來說,在參觀人數(shù)基本固定的前提下,展期越長，各項支出就越多,成本就越高,效益就越低;反之.周期越短.成本就越低，效益就越好。國際上，許多專業(yè)展會的展期一般在3天左右。

3、展覽周期的確定

展覽周期應根據(jù)市場需求來確定。例如，中國進出口商品交易會(廣交會)原來是一年一屆,由于市場需求旺盛，現(xiàn)已改為一年兩屆，每屆三期。

展會周期還有根據(jù)氣候因素來決定的。由于春秋兩季氣候宜人.所以許多展覽會都放在3~6月或9~12月舉行。

四、展會定位

展會定位是要清晰地告訴參展企業(yè)和觀眾,展會“是什么”和“有什么”。具體地說，展會定位就是辦展機構(gòu)根據(jù)自身的資源條件和市場競爭狀況，通過建立和發(fā)展展會的差異化競爭優(yōu)勢,使自己舉辦的展會在參展企業(yè)和觀眾的心目中形成一個鮮明而獨特的印象。展會定位是展會的一種戰(zhàn)略性營銷手段。

給展會定位可以按下列四個步驟進行。

第一,執(zhí)行展會識別策略。通過對會展市場的細分,明確本展會要向參展商和觀眾提供哪些富有特色,而又與眾不同的價值。

第二,選定目標參展商和觀眾。通過細分具體產(chǎn)業(yè)市場，選定適合本展會的潛在參展商和觀眾的范圍。

第三,積極傳播展會形象。展會定位確定后，要通過各種手段將本展會的特色告訴潛在的參展商和觀眾,讓他們了解本展會的定位。

第四，創(chuàng)造差異化優(yōu)勢。本展會與同題材的其他展會相比競爭優(yōu)勢凸現(xiàn)，在眾多的展會中就會脫穎而出，取得成功。

五、參展計劃

對于參展企業(yè)而言，參加展覽會不是簡單的派幾個人帶著展品樣本去展館展示企業(yè)的產(chǎn)品，而是一個涉及面很廣的復雜工程項目因而制定詳組的參展計劃就顯得十分重要。一個好的參展計劃是在一定的投人下，取得最大參展效益的基礎。參展計劃應該包括在企業(yè)的年度工作計劃中，統(tǒng)籌安排。參展計劃般包括以下幾點

(1) 展出目標。確定參加展覽會的目的或預期要達到的目標。

(2) 選擇展會。根據(jù)展出目標確定要參加的一個或數(shù)個展覽會。

(3) 展出重點。確定所參加的展覽會所要宣傳或展覽的重點項目。

(4) 相關活動。確定在展會期間開展各種活動。

(5) 時限要求，按展覽會的時間確定各項工作的起止時間。

(6) 人員安排。指定參展項目的管理人員、工作人員，以及各自的分工責任。

(7) 資金計劃。安排全年度用于展覽會的資金使用計劃。

(8) 籌備工作。確定與所參加展覽會配套的資料準備、展品制作、運輸?shù)裙ぷ鳌?/span>

在年度計劃的指導下，針對每一個要參加的展覽會,應制定出詳細的參展方案。參展方案中,除了年度計劃中的相應內(nèi)容以外,還應包括主題、標志、色彩、文字、照片、圖片、展品、布局等針對展覽會的具體要求，以及對指定的展位設計和施工公司提出的要求。

六、招展策劃

招展策劃是展會組辦方對招展活動方案進行的策劃，是展會整體策劃中最基礎的工作之，也是展會籌備過程中最重要的環(huán)節(jié)之一

1.目標參展商數(shù)據(jù)庫

招展策劃的第一步是通過廣泛收集日標參展商的信息，建立一個完整實用的目標參展商數(shù)據(jù)庫,為展會招展做好基礎性的準備工作。

所謂目標參展商，是指辦展機構(gòu)認為可能會來參加展出的企業(yè)或其他單位日標參展商是展會招攬展出者的目標范圍。

目標參展商的有關信息可以通過行業(yè)企業(yè)名錄、商會和行業(yè)協(xié)會、政府主管部門，專業(yè)報刊、同類展會、外國駐華機構(gòu)、專業(yè)網(wǎng)站以及電話黃頁等收集。

收集目標參展商的信息，除了要收集它們的名稱。地址.聯(lián)系電話、傳真、網(wǎng)址和Emal.聯(lián)系人等基本信息外，還要收集關于它們生產(chǎn)的產(chǎn)品和種類、目標市場、企業(yè)規(guī)模等信息，這些信息對以后展會拓展有重要參考價值。

目標參展商數(shù)據(jù)庫的建立需要按標準對數(shù)據(jù)進行分類，選擇合適的軟件等，不僅有較強的專業(yè)性，而且還需要有足夠的耐心，因為進人數(shù)據(jù)庫的信息可能會有幾萬條甚至幾十萬條。

2.招展價格

招限價格就是展會的展位出售價格。一個限會的招展價格一般有兩種，一是標準展位價格，通常是以一個標準晚位多少錢來表示二是空地的價格，一般用每平方米多少錢來表示。