新聞媒體刊登展出消息會(huì)有良好的宣傳效果，不僅可以吸引更多的有價(jià)值的參觀者，也可以加深客戶的印象。然而新聞報(bào)道的內(nèi)容是由記者、編輯決定的，他們一般對(duì)不尋常的活動(dòng)和實(shí)物感興趣，因而展出者必須認(rèn)識(shí)到這種興趣，并充分利用這種興趣，向目標(biāo)媒體提供恰當(dāng)?shù)男畔ⅰ?/span>

  不同的媒體需要不同的信息。比如，商業(yè)類刊物需要知道產(chǎn)品的規(guī)格、性能等;經(jīng)濟(jì)類刊物卻對(duì)產(chǎn)品的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益比如環(huán)保、節(jié)能等感興趣;電視臺(tái)重視展臺(tái)、產(chǎn)品的外觀是否吸引人;電臺(tái)希望展臺(tái)人員能生動(dòng)地描述產(chǎn)品。要根據(jù)媒體的特點(diǎn)從不同的側(cè)面提供信息。

  展覽會(huì)開幕前，會(huì)展策劃公司在展出地舉辦記者招待會(huì)，全面介紹展出情況，包括展出目的、展出主題、展出產(chǎn)品、展出者等。招待會(huì)上要提供裝有全套新聞資料的新聞資料袋。新聞資料袋可以提供給所有有關(guān)新聞媒體以及其他有關(guān)部門包括工商會(huì)、行業(yè)協(xié)會(huì)、政府有關(guān)部門等。如果展覽會(huì)的觀眾來自不止一個(gè)地區(qū)，可以考慮在參觀者集中的其他地區(qū)也舉辦記者招待會(huì)。展覽會(huì)開幕后，仍要繼續(xù)開展新聞工作，積極邀請(qǐng)記者參觀采訪展臺(tái)。如果有重要活動(dòng)和貴賓參觀，要安排記者采訪，繼續(xù)提供新聞稿。展覽會(huì)閉幕后，將新聞綜合總結(jié)寄發(fā)有關(guān)媒體，并對(duì)有關(guān)人員發(fā)函致謝。新聞工作應(yīng)制定相應(yīng)的計(jì)劃，有計(jì)劃、有步驟地開展新聞工作有助于提高工作效率和效果。

 (一)新聞稿

  新聞工作的主要特征之一就是編發(fā)新聞稿。 新聞稿是展出者提供給媒體的主要的和基本新聞資料，如果質(zhì)量高、內(nèi)容新，符合新聞要求，被采用的可能性就大些。 如果展出者預(yù)算有限，新聞稿將是最有效的宣傳方式。需要注意的是，新聞稿內(nèi)容必須是新聞媒介感興趣的，有報(bào)道價(jià)值的，否則，新聞媒體不可能使用。另外新聞稿的最終讀者是目標(biāo)觀眾，因此要了解目標(biāo)觀眾的興趣，根據(jù)目標(biāo)觀眾的興趣相應(yīng)安排內(nèi)容。新聞稿的數(shù)量可以根據(jù)展出者的規(guī)模以及需要決定，大規(guī)模的展出者可以多編印一些新聞稿。

  應(yīng)該了解新聞媒體的出版頻率以及截稿期，計(jì)算好時(shí)間，及時(shí)安排郵寄新聞稿。新聞稿不僅可以提供給新聞界，也可以提供給客戶。

  (二)新聞圖片

  新聞圖片是媒體不可缺少的材料。好圖片可以襯托新園宣傳，好圖片比好文章更可能被采用。有關(guān)新聞圖片的注備事項(xiàng)包括:照片要在原環(huán)境中拍攝，要注意照片的可信度:照片最好由新聞或?qū)�業(yè)攝影師制作，這類攝影師了解媒體對(duì)照片內(nèi)容和規(guī)格的要求;照片背面可以附上照片概要、公司地址、登載許可，注明“免費(fèi)”字樣常常有助于編輯采用照片。貿(mào)易刊物很少雇傭?qū)�業(yè)攝影師拍攝照片，因此，就更需要向其提供質(zhì)量高的圖片。

  (三)  新聞資料袋

  成套的新聞資料可以裝人資料袋，稱作新聞資料袋。新聞資料袋是向媒體提供資料的主要形式。資料袋可以在記者招待會(huì)上散發(fā)給媒體，可以寄發(fā)給媒體，可以放在展覽會(huì)的新聞中心或放在展臺(tái)內(nèi)提供給采訪的記者。新聞資料袋的內(nèi)容主要是新聞資料和展出資料。在記者招待會(huì)上提供的資料在記者招待會(huì)上提供的資料袋可以裝有發(fā)言人名單、招待會(huì)概要和發(fā)言稿。在展臺(tái)上提供資料袋應(yīng)裝有展出的新產(chǎn)品的材料、展品、公司概要以及重要日期。

  三、記者招待會(huì)

  記者招待會(huì)是展出者與新聞界人士建立并發(fā)展關(guān)系的機(jī)會(huì)，是將展出者情況廣泛深人地介紹給新聞界的方式。如果組織得好，記者招待會(huì)效果會(huì)很好，應(yīng)充分利用。記者招待會(huì)舉辦成功與否的關(guān)鍵是內(nèi)容。

  展出者必須有充分的能吸引新聞媒體興趣的內(nèi)容，方可考慮舉辦招待會(huì)。記者招待會(huì)可以在開幕前也可以在閉幕后召開。開韓前的招待會(huì)以介紹展出目的、展出內(nèi)容為主;閉幕后的招待會(huì)則以介紹展出結(jié)果、展出者的收獲為重點(diǎn)。記者招待會(huì)主要邀請(qǐng)新聞界人士參加，也可以邀請(qǐng)重要客戶參加。有條件的展出者可以在展覽會(huì)開幕前1-2個(gè)月舉行記者招待會(huì)。這樣，在展覽會(huì)開幕的�？�上就可能刊登有關(guān)展出者的特寫和專題。